Chúng ta khi đi làm công ty ai cũng đã từng có manager, hoặc chính bạn đảm nhận vai trò manager của team. Vậy manager là gì? Cần có những kỹ năng gì để trở thành manager giỏi?
Manager là gì?
Manager là người giúp cho một nhóm (một team) đạt kết quả công việc tốt hơn.
Ví dụ
Giả sử bạn ra mở một tiệm cà phê nhỏ. Ban đầu, chỉ một mình bạn là đủ để quản lý quán. Sau đó, vì cà phê ngon nên khách bắt đầu kéo đến nườm nượp, đến nỗi bạn không kịp xoay sở.
Bởi vậy, bạn phải tuyển thêm 3 nhân viên phục vụ để kịp chạy bàn, dọn dẹp, pha chế và tính tiền cho khách.
Lúc này, bạn không chỉ là một người bán cà phê nữa, bạn đã chính thức làm công việc của một manager. Nghĩa là bạn sẽ chịu trách nhiệm:
- Giúp cho team bạn: gồm bạn và 3 nhân viên.
- Đạt được kết quả công việc tốt hơn:
- Đạt doanh thu cao hơn, cụ thể là bán được nhiều ly cà phê hơn mỗi ngày.
- Khách hài lòng hơn và thường rủ bạn bè tới ghé uống.
- Tiết kiệm chi phí vận hành hơn từ nguyên vật liệu, điện nước, thuê mặt bằng, lương nhân viên…
Manager cụ thể là làm những gì?
Để giúp team đạt kết quả công việc tốt, manager cần phải:
- Biết cách đặt mục tiêu cho team, hiểu như nào là team thành công.
- Hướng dẫn nhân viên làm tốt công việc.
- Truyền lửa, tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Tạo quy trình hợp lý để nhân viên phối hợp ăn ý với nhau
- Lên kế hoạch tương lai cho team.
Ví dụ
Quay lại với ví dụ quán cà phê ở trên, với 3 nhân viên mới tuyển, công việc của bạn giờ sẽ rất khác. Bạn không còn phải làm hết tất cả mọi thứ nữa. Thay vào đó, bạn phải nghĩ cách:
- Thiết lập mục tiêu cho team, vd: bán được >100 ly cà phê mỗi ngày. Giúp team hiểu được lý do đằng sau mục tiêu này.
- Phân chia công việc cho từng nhân viên. Chỉ họ cách làm tốt các đầu việc từ chạy bàn, dọn dẹp, pha chế, thu ngân, xử lý tình huống…
- Quan tâm, chăm sóc cho nhân viên. Khen thưởng khi họ làm việc năng suất cao.
- Đưa ra quy trình cụ thể cho team: giờ giấc làm việc, họp hành, quy trình pha chế, quy trình đánh giá nhân viên, chế độ làm việc ngày lễ, xin nghỉ phép,…
- Lên kế hoạch tương lai: mở rộng quy mô, tuyển dụng thêm người, chỉnh sửa menu, trang trí quán…
Những khác biệt khi mới bắt đầu làm manager?
Khi chỉ có một mình, bạn có thể kiểm soát được 100% công việc, từ trình tự các bước, cho tới đầu ra cuối cùng. Bạn là người chính tay làm các việc đó từ A đến Z.
Khi làm manager, bạn phải học cách đạt được mục tiêu công việc thông qua người khác. Cụ thể là giao việc cho nhân viên, chỉ họ cách làm, theo dõi, góp ý và đánh giá năng suất làm việc của họ.
Khi nhân viên làm sai, dù đây không phải là lỗi trực tiếp của manager, bạn vẫn sẽ là người chịu trách nhiệm khắc phục hậu quả và rút kinh nghiệm cho lần sau.
Ngược lại, khi nhân viên làm việc hiệu quả cùng nhau, team bạn có thể đạt được nhiều mục tiêu lớn mà nếu làm một mình, bạn sẽ không cách nào với tới được. Ví dụ:
- Một mình bạn bán cà phê thì tối đa cũng chỉ được 20 ly một ngày.
- Với một team 4 người, quán bạn có thể bán tới 80-100 ly/ngày.
- Thậm chí nếu thành công hơn nữa, bạn có thể mở thêm chi nhánh và nhân rộng mô hình.
Như thế nào gọi là manager giỏi?
Manager giỏi là người luôn giúp cho team đạt được kết quả xuất sắc trong công việc.
Hồi trước, mình cứ nghĩ manager được đánh giá dựa vào những việc mình làm hằng ngày như vận hành team, đào tạo nhân viên, lên kế hoạch, xử lý sự cố… Nhưng thực ra, tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá manager là thông qua kết quả của team.
Ví dụ
Đối với quán cà phê, manager giỏi là người luôn giúp team đạt được mục tiêu kinh doanh (>100 ly mỗi ngày) hoặc vượt hơn nhiều số đó. Chứ không phải đánh giá dựa vào việc người đó có truyền cảm hứng hay không, có đạo tạo nhân viên tốt không…
Ngược lại, manager “chưa giỏi” thường ít khi đạt được mục tiêu kinh doanh, ít có đổi mới sáng tạo để tăng doanh số, thường chỉ duy trì team ở mức trung bình.
Một số ví dụ khác
- Trong một team kỹ sư/thiết kế, manager giỏi luôn giúp team tạo ra sản phẩm, tính năng hữu ích, mang lại nhiều doanh thu cho công ty.
- Trong một dự án xây dựng nhà đất, manager giỏi là người giúp team thực hiện đúng tiến độ, đúng thiết kế, và đạt chất lượng kỹ thuật cao.
- Trong một quỹ đầu tư, manager giỏi luôn giúp team tạo được nhiều lợi nhuận cho các nhà đầu tư.
Làm sao để trở thành manager giỏi?
Manager giỏi cần phải làm tốt các trách nhiệm quản lý của mình. Để làm được điều đó, bạn phải bổ sung những kỹ năng liên quan như sau:
Trách nhiệm #1: Biết cách đặt mục tiêu cho team.
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu:
- Biết cách lập mục tiêu cho team một cách rõ ràng, cụ thể và dễ theo dõi. Tránh mơ hồ, thiếu tập trung.
- Kỹ năng nhận diện và giải quyết vấn đề:
- Hiểu tại sao team bạn chưa đạt được kết quả như mong đợi, phải tập trung vào giải quyết vấn đề gì.
- Kỹ năng ra quyết định:
- Biết phân tích ưu nhược điểm của các quyết định, chấp nhận đánh đổi để tập trung vào một số mục tiêu cụ thể, thay vì ôm đồm quá nhiều thứ một lúc.
Trách nhiệm #2: Hướng dẫn nhân viên làm tốt công việc.
- Kỹ năng huấn luyện và đào tạo nhân viên:
- Biết quy trình hóa các khâu trong công việc để dễ truyền đạt lại cho nhân viên.
- Biết khi nào nên can thiệp sâu, khi nào nên trao quyền hoàn toàn cho nhân viên.
- Kỹ năng góp ý mang tính xây dựng:
- Biết cách góp ý để giúp nhân viên phát triển bản thân, tránh gây tự ái.
- Kỹ năng đánh giá năng lực nhân viên:
- Có tiêu chí đánh giá nhân viên một cách công tâm. Giải thích được tại sao họ làm tốt/chưa tốt, phải làm sao để cải thiện.
- Kỹ năng quản lý dự án:
- Biết kiểm soát tiến độ các dự án đã giao cho nhân viên, vì cuối cùng thì bạn cũng là người chịu trách nhiệm chính cho tất cả dự án trong team.
Trách nhiệm #3: Truyền lửa, tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Kỹ năng lắng nghe:
- Thấu hiểu các mong muốn, nguyện vọng của nhân viên.
- Nắm được những khó khăn của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Kỹ năng khuyến khích, khen thưởng nhân viên:
- Biết khi nào nên khen, khen như nào, làm sao để tạo văn hóa học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên thông qua việc khen thưởng.
- Kỹ năng truyền cảm hứng cho nhân viên:
- Biết cách nói cho nhân viên hiểu ý nghĩa công việc của họ.
- Biết cách mang lại năng lượng tích cực cho cả team.
Trách nhiệm #4: Tạo quy trình hợp lý để nhân viên phối hợp ăn ý với nhau.
- Kỹ năng sáng tạo, đổi mới:
- Biết đưa ra ý tưởng cải tiến quy trình làm việc, mang lại hiệu suất cao.
- Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn:
- Biết tìm giải pháp tối ưu hơn để dung hòa lợi ích các bên, từ đó giải quyết mâu thuẫn.
- Kỹ năng tạo văn hóa tốt trong team:
- Biết chọn lọc, khởi xướng những văn hóa tích cực.
- Biết loại trừ văn hóa xấu.
Trách nhiệm #5: Lên kế hoạch tương lai cho team.
- Kỹ năng nhìn xa trông rộng:
- Biết nghiên cứu, dự đoán trước các vấn đề trong tương lai để có sự chuẩn bị sớm.
- Có chính kiến về tương lai của team.
- Kỹ năng lên kế hoạch:
- Biết chia nhỏ vấn đề, phân tích các bước để giúp team đạt được mục tiêu.
- Biết quản lý rủi ro ảnh hưởng tới kế hoạch.
- Kỹ năng lãnh đạo:
- Biết cách trình bày tầm nhìn của mình để team cảm thấy hào hứng, muốn đóng góp.
- Biết cách dẫn dắt team hoàn thành kế hoạch.
Một số kỹ năng cần thiết khác
- Kỹ năng giao tiếp:
- Biết diễn giải sao cho tránh hiểu lầm, thiếu thông tin.
- Biết đọc vị tình huống, con người để ứng xử cho phù hợp.
- Kỹ năng quản lý thời gian:
- Biết phân bổ thời gian phù hợp để làm tròn hết trách nhiệm.
- Biết cách đánh giá độ ưu tiên và điều chỉnh công việc kịp thời.
- Biết cách đối mặt với áp lực công việc, thay vì bị nó đè bẹp.
- Kỹ năng quản lý cảm xúc:
- Biết kiểm soát bản thân khi phải đưa ra quyết định khó khăn (vd: nhắc nhở nặng, sa thải nhân viên…)
- Đặc biệt là kiểm soát sự lo âu, stress, suy nghĩ quá nhiều về công việc.
Ngoài ra, bạn nên nhận thức và tránh các lỗi thường gặp khi lần đầu làm manager.
Tóm lại
Để trở thành manager giỏi, đầu tiên bạn phải hiểu rõ manager là gì, sau đó bạn phải không ngừng học hỏi, trau dồi các kỹ năng. Từ đó, bạn mới đủ tự tin và năng lực để dẫn dắt team đến với thành công.
Để lại một bình luận